Une entreprise a l’obligation légale de conserver ses archives. Si elle peut se contenter de quelques dossiers, la première année, les documents ne tardent pas à s’amonceler et il faut trouver une solution de stockage plus efficace. Deux possibilités s’offrent alors au dirigeant.
Quelle est l’obligation légale en termes de stockage d’archives ?
Une administration, un client mécontent ou un agent du fisc peuvent à tout moment demander à se voir présenter un document précis et ce, pendant toute sa durée de valeur probatoire. Quelques documents ont cette valeur de preuve pendant deux ans. D’autres peuvent aider l’entreprise à se défendre, pendant 6 ou même 30 ans.
Quand la durée probatoire est terminée, les documents, normalement, doivent faire l’objet d’une suppression. Pour cela, il est important de bien arriver à discerner un papier d’un autre ; ce qui n’est pas toujours évident. Dans le doute, beaucoup d’entrepreneurs font le choix de tout garde ; quitte à ce que cela prenne beaucoup de place, au bout de quelques années.
En effet, plus l’activité d’une entreprise se développe, plus les documents sont nombreux et se complexifient. On voit apparaitre des documents relatifs à l’embauche (contrats de travail, fiche de paie…).
Il pourrait être intéressant de prendre la mesure du nombre de documents papiers qu’une entreprise génère chaque jour. Nous parlons de ceux qu’elle émet, mais aussi qu’elle reçoit dans le cadre de son activité usuelle. Comment faire alors, pour trouver un endroit de stockage décent et qui permette la compulsion facile des documents d’entreprise ?
Quelle est la solution pour stocker ses archives ?
Il existe deux solutions principales pour stocker ses documents d’archives.
Dans un premier temps, le chef d’entreprise pensera ; et c’est tout à fait logique ; à les conserver au sein même de la structure, en lui dédiant une pièce ; que les employés et lui appelleront communément la salle des archives.
Il lui appartiendra de trouver une politique de classement, à moins qu’il ne souhaite externaliser cette tâche à une société d’archivage. Cela peut être par exemple intéressant pour que ce tiers archiveur ; au fait de ce qui convient à la matière papier ; puisse lui confirmer que l’endroit est sain (pas d’humidité, pas d’insectes ou autres nuisibles).
Mais, s’il a l’obligation de les conserver, il peut aussi confier ses archives papier à la société d’archivage pour qu’elle les garde pour lui. Cela peut le rassurer dans un premier temps sur les conditions de préservation, mais aussi sur le fait que personne ne pourra dérober un papier contenant des données sensibles ; puisque le service proposé inclut une surveillance des documents.
Cela sera sans doute, lors de la demande de ce transfert d’archives, le moment opportun pour demander un tri des documents, pour ne conserver que les documents encore en vigueur (ceux dont la valeur légale est toujours en cours). Enfin, les documents restants peuvent faire l’objet d’une numérisation en bonne et due forme. Par cette action, le chef d’entreprise se plie aux demandes de la loi sur la transition numérique et bénéficie d’un service qualitatif par des professionnels.
