Si l’archivage des documents professionnels est déjà difficile sous format papier, les chefs d’entreprise sont aussi tenus de le faire de manière digitale à cause (ou grâce) à la transition numérique. On la pare de toutes les vertus.
Qu’en est-il en vérité : l’archivage électronique ne présente-t-il que des avantages ? Nous levons le voile à ce sujet.
Pourquoi procéder à un archivage électronique de ses documents d’entreprise ?
Il est indéniable que l’archivage électronique ; s’il est bien réalisé ; présente de nombreux intérêts tout comme cela peut être le cas pour l’archivage papier.
Cependant, c’est justement là que le bât blesse. L’archivage digital dépend principalement de l’ordre et du soin qui ont été accordés aux archives papier.
Or, en interrogeant les professionnels, on se rend compte que ces derniers se sentent généralement dépassés au moment de devoir distinguer les différents documents et surtout en fonction de leur nombre.
Plus une entreprise génère de documents ou en reçoit du fait de la nature de son activité, de sa taille et de sa masse salariale, plus il devient compliqué de ne pas se sentir happé par la difficulté que cela représente de procéder régulièrement à un tri, à un classement ou encore à la suppression définitive de documents qui n’ont pas besoin d’être ainsi conservés.
Il ne faut pas oublier qu’au fur et à mesure de son développement, une entreprise peut parfois opérer des virages à 180° relatifs à son fonctionnement, son système de fabrication, ses fournisseurs, ses produits et que des informations obsolètes sont donc une source potentielle d’erreurs avec leur corollaire de complications.
Pourtant l’archivage électronique permettrait ; c’est certain ; de gagner en productivité si les salariés ou même l’entrepreneur avaient accès à chaque information en quelques clics et donc en compétitivité vis-à-vis d’une autre structure qui serait en retard sur ce point ou aurait procédé de la mauvaise manière.
Archivage électronique mal fait de ses documents professionnels : quelles conséquences ?
Gain de temps, d’argent, productivité accrue, sensation de satisfaction qui influe sur la manière de travailler : les atouts de l’archivage électronique ne sont pas à prouver.
Mais que se passe-t-il justement quand ce dernier n’est pas fait en respectant les normes en vigueur ou encore, que le classement des documents se fait de manière aléatoire ou anarchique ? Il est certain que la dématérialisation perd sa raison d’être et surtout, le fonctionnement de la structure peut en être affecté voire bouleversé.
Ce n’est pourtant pas une fatalité, car il existe des sociétés qui se spécialisent dans l’archivage et à ce titre ont dû suivre le mouvement induit par la transition numérique.
Elles ne se contentent pas de procéder à une réorganisation des archives papier, mais peuvent aussi se charger de digitaliser les milliers de feuilles (sous format papier mais aussi d’autres matériaux, selon les entreprises comme le calque) qui existent et ont besoin de figurer dans un espace dédié à cela.
La sensibilisation qui peut être faite du bien-fondé de la transition numérique et comment elle doit s’opérer auprès des salariés fait partie des prestations que l’on peut attendre d’elles, comme d’autres ; qui peuvent se révéler tout à fait utiles pour l’entrepreneur, soucieux de bien faire.
Comment procèdent-elles ? Elles font dans un premier temps un audit in situ pour faire un état des lieux des problèmes relatifs à l’archivage. Elles veulent bien entendu voir s’il faut se charger dans un premier temps des archives papier avant de pouvoir les numériser.
Si c’est le cas, elles procèdent à un dépoussiérage des archives, en font le récolement (tri), en suppriment certaines, les classent et ensuite les numérisent pour pouvoir mettre en place une politique d’archivage électronique cohérente et compréhensible.
